Politikalarımız

Alıcı Grubu

Kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri İşleme Envanteri

Kişisel veri işleme faaliyetlerinin amaç, hukuki sebep, veri kategorisi, alıcı grubu, ilgili kişi grubu, azami saklama süresi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen veriler ve alınan güvenlik tedbirleriyle birlikte detaylandırıldığı envanter.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Periyodik İmha

İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkan kişisel verilerin bu Politikada belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen imha edilmesi.

ERP / muhasebe ve bordro yazılımları

Personel özlük dosyaları

Sunucular, dosya paylaşım alanları ve yedekleme sistemleri

İSG ve işyeri hekimi kayıtları (kilitli dolapta)

E-posta sistemi ve kurumsal bulut hizmetleri

Sözleşme, teklif, sevk irsaliyesi ve servis formları, faturalar

Personel devam kontrol (PDKS) ve turnike sistemleri

Ziyaretçi kayıt defteri / formları

Kamera kayıt cihazları (NVR/DVR)

Arşiv odaları ve birim dolapları

Dizüstü bilgisayar, tablet, cep telefonu ve harici diskler, fotoğraf makineleri

Yurt dışı görev dosyaları (vize, seyahat evrakı)

Sunucu ve yazılımlardaki veriler

Yetkili kullanıcıların erişiminin kaldırılması ve veritabanı yöneticisi tarafından kalıcı silme; gerektiğinde anonimleştirme (raporlama ve istatistik amaçlı veriler için).

Bilgisayar, dizüstü, tablet ve telefonlar, fotoğraf makinaları

Güvenli silme yazılımı ile üzerine yazma; cihaz elden çıkarılacaksa depolama biriminin fiziksel imhası.

Harici disk, USB bellek ve optik medya

Üzerine yazarak silme veya fiziksel imha (kırma, delme, parçalama).

E-posta ve bulut hizmetleri

Kalıcı silme (çöp kutusu ve yedekler dâhil); hizmet sağlayıcıdan silme teyidi alınması.

Kamera kayıt cihazları

Saklama süresi sonunda kayıtların otomatik olarak üzerine yazılması.

Kâğıt evrak

Evrak imha makinesi ile parçalama veya yetkili imha firması aracılığıyla tutanakla imha.

Personel özlük dosyası (kimlik, iletişim, özlük, eğitim, performans, disiplin)

İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

4857 md. 75; TBK md. 146 (zamanaşımı)

Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imha

Bordro, ücret, SGK bildirimleri, işe giriş-çıkış belgeleri

İlgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl

5510 md. 86

İlk periyodik imha

Muhasebe ve ticari kayıtlarda yer alan kişisel veriler (fatura, masraf belgesi, sözleşme)

Belgenin oluştuğu takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl

TTK md. 82; VUK md. 253 (5 yıl)

İlk periyodik imha

Kişisel sağlık dosyası (işe giriş ve periyodik muayeneler, iş kazası ve meslek hastalığı kayıtları)

İşten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl

İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 7/1-b

İlk periyodik imha

Kanserojen/mutajen maddeye maruz kalan çalışanlara ait maruziyet ve sağlık gözetimi kayıtları (varsa; ör. kaynak dumanı)

Maruziyetin sona ermesinden itibaren en az 40 yıl

Kanserojen veya Mutajen Maddelerle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik md. 17

İlk periyodik imha

İSG eğitim kayıtları, mesleki yeterlilik ve operatör belgeleri

İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

6331 sayılı Kanun; TBK md. 146

İlk periyodik imha

Yurt dışı görevlendirme kayıtları (görevlendirme yazısı, SGK formları, ücret ve harcırah)

İlgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl

5510 md. 86; TTK md. 82

İlk periyodik imha

Pasaport, vize ve seyahat belgelerinin kopyaları (muhasebe belgesi niteliği taşımayanlar)

Görevin tamamlanmasından itibaren 1 yıl

Sözleşmenin ifası; meşru menfaat

İlk periyodik imha

Çalışan adayı başvuruları (işe alınmayanlar)

Sürecin olumsuz sonuçlanmasından itibaren 6 ay; adayın ayrı açık rızası varsa en fazla 1 yıl

Sözleşme öncesi süreç; açık rıza (Kurul’un 2021/670 sayılı kararı dikkate alınmıştır)

İlk periyodik imha

Müşteri, bayi ve tedarikçi yetkili/çalışan verileri; teklif, sipariş, sevkiyat, kurulum, servis ve garanti kayıtları

Sözleşme ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

TTK md. 82; TBK md. 146

İlk periyodik imha

İhracat ve gümrük işlemlerinde yer alan kişisel veriler

Belgenin oluştuğu yılın sonundan itibaren 10 yıl

TTK md. 82; gümrük mevzuatı

İlk periyodik imha

Kamera kayıtları

22 gün

Meşru menfaat; Kurul’un 2022/797 sayılı kararı (fabrika – en fazla 1 ay)

Süre sonunda otomatik üzerine yazma

Ziyaretçi giriş-çıkış kayıtları

1 yıl

Meşru menfaat (tesis güvenliği, olay incelemesi)

İlk periyodik imha

Personel ve misafir internet erişim (iç IP dağıtım) kayıtları

2 yıl

İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik md. 4/1-b

Süre sonunda otomatik silme

Bilgi sistemleri erişim ve işlem logları

2 yıl

Meşru menfaat; bilgi güvenliği

Süre sonunda otomatik silme

PDKS / turnike giriş-çıkış kayıtları

İlgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl (ücret ve fazla çalışma ispatı)

5510 md. 86; 4857 Ek md. 3

İlk periyodik imha

Hissedar ve yönetim kurulu kayıtları

Ortaklığın sona ermesinden itibaren 10 yıl

TTK md. 82; TBK md. 146

İlk periyodik imha

Hukuki uyuşmazlık ve dava dosyaları

Uyuşmazlığın kesin olarak sonuçlanmasından itibaren 10 yıl

TBK md. 146

İlk periyodik imha

İlgili kişi başvuruları ve verilen cevaplar

Cevap tarihinden itibaren 3 yıl

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması

İlk periyodik imha

Şirket araçlarına ait araç takip sistemi konum kayıtları

Kayıt tarihinden itibaren 1 yıl (kaza, hasar, hırsızlık veya ceza itirazı varsa süreç sonuçlanıncaya kadar)

Meşru menfaat (araç güvenliği, olay incelemesi)

Süre sonunda otomatik silme veya ilk periyodik imha

Personel servis güzergâh ve durak listeleri

Listenin güncellenmesi veya iş ilişkisinin sona ermesiyle

Sözleşmenin ifası

İlk periyodik imha

Potansiyel müşteri ve fuar ziyaretçisi kayıtları (kartvizit, stant kayıtları)

Son temas tarihinden itibaren 2 yıl; sözleşme kurulursa müşteri kayıtlarına ilişkin süre uygulanır

Meşru menfaat

İlk periyodik imha

Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları

Onayın geçerliliğinin sona ermesinden itibaren 3 yıl; diğer ileti kayıtları kayıt tarihinden itibaren 3 yıl

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik md. 13/2

İlk periyodik imha

İnternet sitesi iletişim formu kayıtları; şirket kayıtlarına aktarılan sosyal medya mesajları

Kayıt tarihinden itibaren 2 yıl; sözleşme kurulursa müşteri kayıtlarına ilişkin süre uygulanır

Meşru menfaat

İlk periyodik imha

İnternet sitesi sunucu ve trafik kayıtları (IP adresi, bağlantı zamanı, ziyaret edilen sayfa)

2 yıl

5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikler; meşru menfaat (bilgi güvenliği)

Süre sonunda otomatik silme

İnternet sitesi zorunlu çerezleri

Oturum süresince veya en fazla 1 yıl (çerez tercihinin hatırlanması)

Sözleşmenin ifası; meşru menfaat

Süre sonunda tarayıcıda otomatik silinme

Çerez onay ve ret kayıtları

Kayıt tarihinden itibaren 3 yıl

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (rızanın ispatı)

İlk periyodik imha

Müşteri memnuniyeti anketleri

Anketin tamamlanmasından itibaren 1 yıl; sonrasında yalnızca anonim istatistik saklanır

Meşru menfaat

Anonim hale getirme

Kişisel veri ihlali ve bilgi güvenliği olay kayıtları

Olayın kapatılmasından itibaren 10 yıl

KVKK md. 12/5; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (TBK md. 146)

İlk periyodik imha

Yedekleme ortamlarındaki kopyalar

Yedekleme rotasyon süresi (en fazla 90 gün); asıl kaydı imha edilen veriler rotasyon sonunda yedeklerden de silinir

Meşru menfaat (iş sürekliliği)

Rotasyonla otomatik üzerine yazma

Komite Başkanı

Kişisel Verileri Koruma Komitesi

Politikanın uygulanmasının koordinasyonu; periyodik imha takviminin yönetimi

İnsan Kaynakları Müdürü/Sorumlusu

İnsan Kaynakları

Çalışan, aday ve stajyer verilerinin saklama ve imhası; yurt dışı görev dosyaları

Mali İşler Müdürü

Muhasebe ve Finans

Muhasebe, bordro ve finans kayıtlarındaki verilerin saklama ve imhası

İSG Uzmanı / İşyeri Hekimi

İş Sağlığı ve Güvenliği

Sağlık dosyaları ve İSG kayıtlarının gizli saklanması ve imhası

Bilgi İşlem Sorumlusu

Bilgi Teknolojileri

Elektronik ortamlardaki verilerin, logların ve yedeklerin imhası; teknik tedbirler

İdari İşler Sorumlusu

İdari İşler / Güvenlik

Kamera ve ziyaretçi kayıtları; fiziki arşiv ve evrak imhası

Satış, İhracat ve Servis Yöneticileri

Satış / Dış Ticaret / Servis

Müşteri, bayi ve saha hizmeti kayıtlarının saklama ve imhası

Satın Alma Müdürü

Satın Alma

Tedarikçi ve alt işveren verilerinin saklama ve imhası